Wobec obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: „RODO”, przekazujemy podstawowe informacje o wykorzystywaniu Pani/Pana danych osobowych:

      1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gabinet psychoterapii Beata Cugowska z siedzibą w Katowicach, adres: ul. Sienkiewicza 33/5, 40-031 Katowice,  e-mail: beata.cugowska@gmail.com , telefon: 519 873 977.  Gabinet psychoterapii – jako administrator danych – dołoży wszelkich starań, aby w jak najpełniejszym stopniu zrealizować wymogi Rozporządzenia i w ten sposób chronić Państwa dane osobowe.

      2. Administrator nie powołał Inspektora Danych Osobowych – z uwagi na brak obowiązku prawnego. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z Administratorem.

      3. Administrator przetwarza Państwa dane osobowe tylko i wyłącznie na podstawie prawa i w ściśle określonych celach, tj.:

a) Zawarcie, należyte wykonanie, lub inne czynności niezbędne do realizacji procesu pomocy psychologicznej i/lub psychoterapii lub szkolenia/warsztatów (Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. b, art. 9 ust. 2 lit. h);

b) umożliwienie świadczenia usług drogą elektroniczną oraz korzystania z systemów informatycznych wykorzystywanych przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

c) Marketing własnych usług Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na informowaniu o działalności Gabinetu.

      4. Gabinet psychoterapii przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od Państwa (np. dane podane na formularzach online, papierowe formularze, testy i kwestionariusz, oraz wywiad, czy rozmowa).

      5. W zależności od celu korzystania z usług Gabinetu oraz zakresu współpracy, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych pozyskanych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, lub od osób trzecich działających w jej imieniu:

a) dane identyfikacyjne – w szczególności imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL (jeżeli został podany), adres zamieszkania;

b) dane kontaktowe – w szczególności numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny;

c) dane socjo-demograficzne – w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, np. informacje o formie zatrudnienia, sytuacji rodzinnej;

d) dane finansowe i rozliczeniowe – w szczególności numer rachunku bankowego, dane do faktury, numer NIP, informacje o dokonanych płatnościach;

e) dane kontraktowe – informacje związane z zawarciem i realizacją umowy o świadczenie usług, w tym ustalenia dotyczące terminów wizyt, zasad współpracy, historii realizowanych usług;

f) dane komunikacyjne – dane zawarte w korespondencji e-mail, wiadomościach SMS, formularzach kontaktowych oraz innych formach komunikacji z Administratorem;

g) dane dotyczące rezerwacji wizyt – w szczególności informacje o terminie wizyty, wybranym specjaliście oraz rodzaju usługi;

h) dane szczególnej kategorii (dane dotyczące zdrowia) – wyłącznie w zakresie, w jakim Administrator sam świadczy usługi psychologiczne lub psychoterapeutyczne albo gdy usługi te realizowane są przez osoby działające w jego imieniu i na jego rzecz (np. na podstawie umowy zlecenia);

i) dane audio-wizualne – wyłącznie w przypadku nagrywania spotkań za uprzednią, odrębną i wyraźną zgodą osoby, której dane dotyczą;

j) dane dotyczące relacji rodzinnych lub osób bliskich – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, w tym w sytuacjach interwencji kryzysowej lub realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

W przypadku usług świadczonych przez specjalistów prowadzących odrębną działalność gospodarczą (współpracujących z Gabinetem na podstawie umowy o współpracy), administratorem danych osobowych w zakresie procesu terapeutycznego, dokumentacji klinicznej oraz danych dotyczących zdrowia jest dany specjalista.

W takim przypadku Administrator przetwarza wyłącznie dane w zakresie organizacyjnym, rozliczeniowym oraz związanym z obsługą rezerwacji wizyt. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w ramach procesu terapeutycznego przekazywane są przez danego specjalistę w odrębnej klauzuli informacyjnej.

      6. Dostęp do danych mogą mieć wyłącznie podmioty współpracujące z Administratorem, w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania. W przypadku konsultacji zespołowych dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dokładamy wszelkich starań, by tam, gdzie jest to możliwe Państwa dane anonimizować (np. w trakcie superwizji).

      7. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

a)  organy publiczne, instytucje lub podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. (Możemy informacje na Państwa temat przekazać organom regulacyjnym, prawnym, organom ścigania i innym podmiotom w odpowiedzi na wezwanie sądowe).

b)  podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartych umów (np. biuro rachunkowe, portal Znany Lekarz, portal Psycheo.pl)

c)  podmioty przetwarzające dane w celu prowadzenia zastępstwa procesowego np. kancelarie prawne, sąd, ubezpieczyciel prawny

d) hostingodawca – w zakresie przechowywania danych osobowych na serwerze, w tym na serwerze skrzynki pocztowej, e) dostawca systemu do fakturowania – w zakresie korzystania z oprogramowania do fakturowania, w ramach którego przetwarzane są dane osobowe na potrzeby wystawienia faktury, 

f) podwykonawcy – w zakresie świadczenia usług, które wiążą się z dostępem do danych osobowych

g)  podmioty, wobec których wyrazili Państwo zgodę na udostępnienie i przetwarzanie swoich danych osobowych,

h) Możemy informacje na Państwa temat przekazać, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub gdy jest to niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby (art. 6 ust. 1 lit. d RODO).

Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich w związku z korzystaniem przez Administratora z narzędzi informatycznych i systemów teleinformatycznych dostarczanych przez podmioty mające siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

      8. Szczegółowa Informacja o Państwa prawach:

a)  przysługuje Państwu prawo dostępu do Państwa danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych;

b)  jeśli uznają Państwo, że dane osobowe przetwarzane przez Administratora są niezgodne z rzeczywistością, mają Państwo prawo ich sprostowania lub uzupełnienia,

c)  mają Państwo prawo żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem,

d)  mają Państwo prawo wniesienia żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych,

e)  mają Państwo również prawo do otrzymania od Administratora Państwa danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie oraz przenoszenia danych osobowych do innego administratora. W przypadku przeniesienia danych, z uwagi na inne przepisy prawa, może być wymagane uzyskanie Państwa zgody lub spełnienie innych warunków wymaganych tymi przepisami,

f)  w przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, przysługuje Państwu prawo do cofnięcia udzielonych zgód na poszczególne cele przetwarzania, w dowolnym momencie. Zgodę możecie Państwo wycofać u Administratora, przez telefon, oraz mailem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, realizowanego do czasu wycofania zgody.

      9. Okres przechowywania danych – Dane przechowywane są przez okres trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż 6 lat, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Dane mogą być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej umowy. Do tego czasu Państwa dane osobowe będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Proszę również pamiętać, że gdy chodzi o dane zawarte w dokumentacji księgowej, dokumentacja taka musi być przechowywana przez okres wynikający z przepisów prawa.

      10. W przypadku procesu pomocy psychologicznej podanie danych osobowych jest konieczne do ich realizacji.

      11. W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez Administratora Państwa danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

      12. Mają Państwo lub Państwa przedstawiciel ustawowy pełne prawo otrzymać zaświadczenie potwierdzające odbywanie terapii w wymienionym okresie. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO. W zakresie dokumentacji terapeutycznej dostęp może zostać ograniczony w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, w szczególności gdy udostępnienie danych mogłoby negatywnie wpłynąć na dobro osoby, której dane dotyczą, lub naruszać prawa osób trzecich.